UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
“Planeamiento y Análisis Estratégico de la Empresa”
Tarea 4: Propuesta de Plan Estratégico
Fecha entrega: martes 29 de marzo
Profesor Ramiro Fonseca Macrini
Estudiante: Pedro José Céspedes Calderón
Carnet: 108250470
San José, Costa Rica
Marzo 2011
Índice
Introducción
Luego de haber leído sobre los beneficios de la Planificación Estratégica y de haber practicado con el uso del Cuadro de Mando Integral, tenemos una idea más clara de qué es, para qué sirve la planificación estratégica y como puede llegar a ser realmente funcional en una organización que desee mantenerse en el mercado y seguir generando valor.
También tuvimos la oportunidad de leer sobre algunos elementos que pueden causar problemas a la hora de querer implementar la PE, y por lo cuales hay personas que pueden no creer en la herramienta como un medio de planificación a largo plazo.
Vamos a crear una propuesta para la Universidad de Costa Rica para implementar la planificación estratégica como un medio para definir y plantear las iniciativas que guiaran el futuro de la Universidad, así como las estrategias, las metas e indicadores para asegurarnos del logro de la misión y la visión de la institución.
Lo anterior dentro de un marco de comunicación constante, y participación de toda la comunidad universitaria.
Propuesta para la ejecución de un proceso de Planificación Estratégica en la Universidad de Costa Rica y creación de un Portafolio y Programa de Proyectos
Supuestos:
· Se asume que en la UCR nunca se ha hecho un proceso de PE.
· Se asume que está por iniciar un cambio de Rector
· Se asume que hay esfuerzos aislados en el desarrollo de proyectos, siguiendo algunos estándares del mercado, en el área administrativa.
Plan de Estratégico Institucional 2012-2016
Presentación
Hoy en día la educación en general está dentro de un medio muy cambiante y sobre todo la educación superior, el cual promueve retos importantes que contribuyen al mejoramiento de la calidad de las carreras mismas y de la demanda de la sociedad.
La educación superior es llamada a participar en asuntos relevantes de forma efectiva a las necesidades cada vez mayores para la sociedad, en áreas socio-políticas, económicas, culturales, entre otros, y para cumplir con estos retos se necesitan proceso de transformación continuo.
Debido a lo anterior y ante el próximo cambio de Rector, Vicerrectores y demás autoridades universitarias surge la necesidad de crear implementar un Plan Estratégico Institucional (PEI), que le ayude a la Universidad a identificar, definir y dar prioridad a las acciones o iniciativas que lleven a la institución a su siguiente paso como líder en la educación superior costarricense para los próximos cuatro años (2012-2016).
Esta propuesta tratará de explicar la metodología a seguir para desarrollar el PEI, que ventajas se lograrían alcanzar con la implementación de un proceso de planificación estratégica y lograr identificar y valorar los planes futuros de la Universidad y algunos elementos importantes de lecciones aprendidas (posibles problemas identificados) para no fallar en la ejecución del proceso.
Dado que la Universidad es una institución tan grande y compleja, la cual incluye una serie de procesos sustantivos que influyen directamente la relación de la institución con la sociedad en general, se plantea dividir el quehacer de nuestra alma mater en seis ejes estratégicos.
Las líneas de acción propuestas enmarcan una serie de actividades conjuntas en un enfoque multi, inter y trans-disciplinario, procurando el mejor desarrollo de nuestros estudiantes, funcionarios y la población en general.
Esperamos que los planteamientos propuestos sean suficientes para convencer de aplicar un proceso de planeación estratégica organizacional.
Justificación y Metodología del Proceso
Justificación de la aplicación del modelo de Planificación Estratégica
Lo que hace fuerte a una organización son sus competencias distintivas por medio de las cuales se diferencian de sus competidores y mantienen su posición. Las estrategias que se desarrollan apoyan la organización para superar sus debilidades y aumentar sus fortalezas.
Considerando que este 2011 la Universidad de Costa Rica quedo entre las 500 mejores universidades a nivel mundial, se vuelve necesario y obligatorio que la nueva administración defina las iniciativas necesarias para mantener y superar los logros que la Universidad ha realizado en años pasados. Manteniendo tan importante privilegiado lugar a nivel de la región y mundial.
La planificación estratégica (PE) (F. David, 2006) se fundamenta en la ciencia y el arte de formular, implementar y evaluar decisiones que le ayuden a la organización a lograr sus objetivos. Lo cual incluye todas las áreas de la misma, en nuestro caso basándonos en los ejes de la Universidad: docencia, investigación y acción social.
Entre los elementos más importantes de la PE están los estrategas, quienes son responsables de analizar la organización, evaluar su situación actual y marcar un destino a seguir, la definición de la misión, la visión y los valores de la Universidad son sumamente importantes dado que serán la guía y quienes marcaran el rito a corto, mediano y largo plazo. Y las políticas que defina la Universidad serán la columna vertebral del todo el proceso, dado que abarcan la idiosincrasia, el quehacer y la cultura de la Universidad hacia lo interno y lo externo de la misma. Existen otros elementos que son parte del proceso que se deben seguir según el proceso de la planificación estratégica.
Un ejemplo para sintetizar los pasos de la PE es el siguiente, (F. David, 2006):
Modelo general de la administración estratégica (F. David, 2006)
Metodología
Se propone que el nuevo Rector designe a la Oficina de Planificación Universitaria para que lidere un proceso de planificación estratégica que abarque los seis ejes estratégicos propuestos por medio de la siguiente metodología propuesta en fases:
1. Definición de misión, visión y valores
2. Análisis de la situación actual de la institución y FODA institucional
3. Validación del FODA
4. Factores claves de éxito y objetivos estratégicos
5. Cuadro de Mando Integral (CMI) y Planes de acción
6. Seguimiento y evaluación del CMI
El desarrollo de este proceso de planificación estratégica deberá ser apoyado por un equipo de asesores multidisciplinario que incluya todas las áreas de la Universidad, personas con una amplia trayectoria universitaria y conocedores del quehacer institucional quienes formaran el Consejo Institucional del Plan Estratégico (CIPE).
Los seis ejes estratégicos propuestos para analizar son:
· Eje de Docencia,
· Eje de Investigación
· Eje de Acción Social
· Eje de Desarrollo Académico
· Eje de Vida Estudiantil
· Eje de Gestión Institucional
Las fases indicadas anteriormente se basan en modelo de planeación estratégica según indica F. David en su libro Conceptos de Administración Estratégica, y que se explica y justifica a continuación:
Fase 1: Definición de misión, visión y valores
La misión, visión y los valores son el fundamento y la razón de ser de la Universidad, son los elementos que le dan vida propia.
Estos elementos deben replantearse según las actuales definiciones del Estatuto Orgánico para adecuarla a la situación actual de la sociedad Costarricense e Internacional.
Se recomienda definir espacios de reflexión en la Universidad para que las distintas áreas evalúen cual es su papel en el entorno universitario con miras a crea un valor importante a la sociedad en general.
Fase 2: Análisis de la situación actual de la institución y FODA institucional
Es de suma importancia evaluar donde nos coloca la visión planteada, partiendo de la situación actual, con el propósito de identificar las necesidades y carencias actuales que nos acerquen a esa visión.
Se propone crea una serie de talleres con la participación de representantes de todas las áreas de la Universidad: 1. Artes y Ciencias, 2. Ciencias Básicas, 3. Ciencias Sociales, 4. Ciencias Agroalimentarias, 5. Salud, 6. Ingeniería, 7. Sedes Universitarias, 8 Equipos de apoyo a la gestión. En donde cada consejo de áreas designa a representantes docentes, administrativos y estudiantiles.
El análisis FODA le dará una herramienta importante para identificar las fuerzas y debilidades más importantes para alcanzar los objetivos que se planteen, así como las amenazas y oportunidades que debemos atacar y aprovechar respectivamente. A partir de este estudio el CIPE podrá definir las primeras alternativas de iniciativas dirigidas a lograr nuestra visión.
Fase 3: Validación del FODA
Como se mencionó en la fase anterior, el CIPE será quien analice, verifique y valide los resultados del FODA, y le dé la prioridad a cada elemento del mismo, según la importancia estratégica, la frecuencia encontrada y el criterio de expertos.
Se deberá analizar los resultados según el marco nacional e internacional, y las oportunidades y amenazas para los tres ejes de la Universidad: docencia, investigación y acción social.
El apoyo de varias de las escuelas expertas en el análisis de probabilidades y análisis situacional será medular en la validación del FODA.
Fase 4: Factores claves de éxito y objetivos estratégicos
Una vez que se tenga el FODA validado y priorizado según las principales áreas, se deberán identificar los factores claves de éxito, los cuales serán los elementos por medio de los cuales se medirá el logro de cada objetivo estratégico, traduciendo cada objetivo en valores medibles. A partir de los determinantes del logro resultara más lógico identificar las acciones estrategias y las políticas idóneas para desarrollar a cabo los objetivos.
La identificación de los factores claves de éxito propone un ejercicio de análisis de las condiciones que se deben dar para cumplir con los objetivos, lo cuales deben quedar explícitos.
Uno de los elementos más importantes y que le darán sustento a todo este proceso es la lista de objetivos estratégicos, los cuales darán visión a la Universidad.
Estos objetivos se definen a largo plazo, relevantes para el logro, y clasificados bajo las cuatro perspectivas definidas en el proceso del Cuadro de Mando Integral.
Fase 5: Cuadro de Mando Integral (CMI) y Planes de acción
El Cuadro de Mando Integral es una herramienta estratégica para la definición y seguimiento de los cumplimientos y esfuerzos que la Universidad debe obtener para lograr nuestra misión y visión.
El CMI nos podrá ayudar a cumplir con cuatro objetivos:
· Facilitar la ejecución de la estrategia.
· Alinear los objetivos y las acciones estratégicas en cada uno de los ejes estratégicos definidos. Abarcando todas las unidades de la Universidad.
· Control y seguimiento mediante metas e indicadores de resultado, los cuales tendrán la particularidad de medir aspectos Financieros y No Financieros.
· Nos dará una herramienta por medio de la cual la Universidad podrá rendir cuentas ante el Consejo Universitario, la Contraloría General de la República y la Comunidad Universitaria.
El proceso que implica el CMI le permitirá a la Universidad un nivel de cumplimiento de la estrategia definida superior al 80%, lo que en años anteriores no ha sido posible, dadas las técnicas y herramientas de definición y seguimiento utilizadas. (El promedio de años anteriores ronda el 40% de cumplimiento)
El CMI propone cuatro perspectivas en las cuales se deben dividir los objetivos estratégicos: Clientes, Procesos internos, Aprendizaje y Financiera. Siendo en nuestro caso la perspectiva de Clientes y Procesos internos las más importantes, dentro del marco de nuestra misión, visión y valores.
La recomendación del uso de CMI como herramienta, surge como la mejor opción propuesta por las escuelas de Administración de Negocios, Administración Pública, Economía, la Vicerrectoría de Administración, el CICAP, entre otros. Todos concluyeron desde su punto de vista profesional y como expertos en el área de planificación.
Fase 6: Seguimiento y evaluación del CMI
Como se indico anteriormente, el CMI provee la forma de dar seguimiento y evaluación a los resultados, por medio de los indicadores y el cumplimiento de metas. Estos indicadores deben medir y cuantificar los resultados, aun de objetivos no financieros, con el propósito de tener el resultado de la gestión del nuevo Rector y demás autoridades.
Las metas definidas en el proceso, nos darán los valores de cumplimiento en unidades medibles y cuantificadas según el indicador propuesto.
Se propone crear un conjunto pequeño de indicadores y mentas para cada uno de los seis ejes estratégicos, y definir un grupo del CIPE asignado a cada grupo de indicadores.
Posibles Inconvenientes o lecciones aprendidas
En la planificación estratégica existen algunas lecciones aprendidas que dan un medio para evaluar posibles riesgos, al momento de implementarla. Estas lecciones han sido recopiladas y estudiadas por muchos profesionales de la Universidad como parte de sus investigaciones.
Algunos de estas lecciones tenemos: (Ronald Miranda, 2010) (Henry Mintzberg, 1994)
· La técnica y la política
o El tema político siempre es un elemento importante de considerar en cualquier proceso dentro de la Universidad, aquí es donde nuestro sentir hacia el Alma Mater debe prevalecer y buscar acuerdos y relaciones de ganar-ganar.
· Delegación e identificación de roles
o Es de suma importancia que el CIPE tome he integre a todas las autoridades, según su área de alcance, para lograr una participación de todos los niveles.
· Pronostico de las estrategias
o Es muy difícil poder acertar los pronósticos de lo que sucederá en el futuro, sin embargo, la Universidad tiene a su disposición información producto de investigaciones recientes en varios campos y acceso a múltiples expertos del área (docentes) para evaluar múltiples variables del medio y del mercado.
· El compromiso
o El compromiso de todas las áreas involucradas en el proceso y la comunicación son factores medulares en el proceso. Por lo que se recomienda que el CIPE este conformado por representantes de toda la Universidad, los cuales tengan la plena confianza de sus representados y con suficiente poder de decisión
· Fuentes de la información y su calidad
o En un proceso de evaluación de la situación actual, es posible que la información que se obtenga este de alguna forma “maquillada”, sobre todo cuando se trata de metas e indicadores anteriores, por lo que se recomienda definir un proceso de comunicación y concientización muy claro y que evidencie su importancia. Además el CIPE deberá validar la información y la fuente de todo documento.
· Resistencia al cambio y cultura
o Nuestra Universidad tiene la particularidad de tener una gran cantidad de Unidades (administrativas y docentes) en las cuales existen infinidad de criterios y sobre todo tenemos una cultura muy particular.
o Debemos, si queremos que un proceso como este, sea exitoso, comunicar los objetivos y los beneficios que se obtendrán.
o Ya existen en algunas ares esfuerzos importantes y experiencia en el uso de la PE como herramienta de cambio, lo cual nos da puntos de partida y experiencia.
La Universidad de Costa Rica tiene la gran ventaja de tener a muchos profesionales del área de planeación, estadística, administración, etc., en quienes podemos confiar para definir y crear un plan estratégico para los próximos años, con el fin de crear una Universidad más moderna, competitiva y humanista, que pueda adaptarse más fácilmente a los nuevos tiempos y que como siempre lo ha hecho, pueda producir profesionales de primer orden.
Conclusiones
Podemos concluir que la utilización de la Planificación Estratégica como herramienta para definir el rumbo de una organización dará buenos resultados siempre y cuando se respeten algunos de sus principios, se realicen las actividades y pasos propuestos y se haga la respectiva evaluación y seguimiento. Por ejemplo:
· La participación activa de la alta gerencia y mandos medios, dará mejores resultados y mayor compromiso.
· La participación de todas las áreas de la organización generara mayor sinergia hacia el plan y los objetivos. Así como un compromiso de todos por lograr las metas propuestas.
· La comunicación es importante, para que todos sepan que se está haciendo, y el por qué de las decisiones.
· Entre otros.
Lo importante es utilizar la herramienta, según las características de la misma, para que genere los resultados deseados, sabemos que la planificación a futuro puede ser un poco arriesgada, ya que no sabemos que pasara, sin embargo con un buen análisis del medio y un FODA de la organización, se tendrá un panorama de hacia donde se desea ir, y como llegar allí.
El truco también, está en la constancia, en la revisión y evaluación y principalmente en los ajustes periódicos, según se vayan obteniendo resultados. Un ejemplo es un avión, el piloto marca (planifica) un destino, y regularmente hace ajustes para que el avión llegue a su destino, aun cuando durante el camino más del 90% del tiempo está fuera de la ruta planeada.
Bibliografía
Ronald Miranda Ch, 2007, Guía de trabajo dirigido, Elaboración del Cuadro de Mando Integral.
David Fred, 2006, Conceptos de Administración Estratégica.
Oficina de Planificación Universitaria (2008), Plan de Desarrollo Institucional 2008-2012, Obtenido marzo 3 del 2011 de la dirección en internet: http://oplau.ucr.ac.cr
