UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
“Planeamiento y Análisis Estratégico de la Empresa”
Tarea 2: Caso de Estudio (Actividad individual)
Fecha entrega: miércoles 9 de marzo
Profesor Ramiro Fonseca Macrini
Estudiante: Pedro José Céspedes Calderón
Carnet: 108250470
San José, Costa Rica
Marzo 2011
Índice
Introducción
Como lo indica F. David la planificación es la forma unir el presente y el futuro de una organización, ya que cualquier industria o mercado siempre está en constante cambio y evolución. Por lo tanto la planificación estratégica es el medio para lograr los productos o servicios que son el objetivo final de cualquier organización.
La planificación estratégica es la base de todas las actividades que se realizan dentro de una organización, sean estas de finanzas, control, ventas, entre otras, y todas estas están justificadas por medio de la estrategia.
Es muy importante que la planificación estratégica que se desarrolle en cualquier organización cumpla con algunas características, como por ejemplo:
· Tener metas y objetivos claros y reales
· Enfoque en crear una estrategia especifica
· Enfocarse en la línea de negocio, en buscar diferenciar sus productos
· Ser muy prácticos
· Racionalizar el gasto y controlarlo
· Evaluar las oportunidades, entre otros
· Llevada a cabo mediante el consenso
Desarrollo
Indague acerca de la estrategia de la Universidad de Costa Rica. Ya sea que la estrategia esté documentada en forma explícita, o que deba inferirla a partir de documentación, consultas u otras evidencias.
Para el desarrollo de este trabajo se toman como base dos documentos: 1- el Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2008-2012, el cual fue confeccionado por el Consejo de Rectoría, el Consejo Académico del Plan Estratégico, Asesores (nacionales y extranjeros) y Facilitadores del Proceso de la Oficina de Planificación. 2. El Plan Anual Operativo (PAO) 2011 el cual vincula los planes y objetivos de la UCR con el Plan Anual de la Educación Superior Universitaria Estatal (PLANES) 2011-2015.
Metodología aplicada para el desarrollo del plan: la rectoría aprobó una propuesta de la Oficina de Planificación Universitaria para formular el PDI, que contenía seis fases.
Fase 1: Definición de misión, visión y valores | Fase 2: FODA institucional |
Fase 3: Verificación del FODA | Fase 4 Definición de factores clave de éxito. |
Fase 5: Plan de acción | Fase 6: Evaluación y seguimiento |
En el PDI en su capítulo IV – Marco estratégico, se plantea que para cumplir con la misión y la visión de la UCR se definieron una seria de Ejes Estratégicos que guían el quehacer de la institución.
· Docencia
· Investigación
· Acción Social
· Desarrollo Académico
· Vida Estudiantil
· Gestión Institucional
Para cada eje se definieron los siguientes elementos:
· Factores claves de éxito,
· Objetivos estratégicos
· Y Acciones a seguir
A partir de los elementos antes mencionados, se seleccionan de estos para plantear las respuestas a estrategias corporativas, competitivas, funcional y de recursos humanos.
Estrategia | Eje | Factor clave de éxito |
Corporativa | Investigación | Investigación científica y tecnológica |
Patrimonio cultural y natural del país | ||
Acción Social | Interacción y retroalimentación permanente con la comunidad nacional e internacional. | |
Docencia | Innovación pedagógica | |
Desarrollo Académico | Sistema de estudios de posgrado | |
Vida Estudiantil | Sistema de ingreso de estudiantes a la Institución | |
Competitiva | Docencia | Planificación curricular |
Desarrollo académico del personal docente. | ||
Acción Social | Practica de comunicación e información que facilite la incidencia de la Universidad..en temas estratégicos para el desarrollo sostenible …. | |
Desarrollo Académico | Calidad y pertinencia del quehacer académico | |
Vida Estudiantil | Movilidad Estudiantil | |
Funcional | Gestión Institucional | Sistemas de información |
Recursos Humanos | Gestión Institucional | Gestión académica y administrativa |
Docencia | Desarrollo académico del personal docente |
(se presenta como anexo 1 una lista de siglas utilizadas en el PDI 2008-20112)
Caracterice la estrategia corporativa
(En función de la forma como ha crecido la organización en los últimos años, el grado de diversificación o enfoque, la política de marcas (identidad o imagen pública) y la importancia y tipo de vínculos con otras entidades)
Eje Estratégico: Investigación
Factor clave de éxito: I. Investigación científica y tecnológica y Patrimonio cultural y natural del país
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Generar investigación científica y tecnológica: con innovación y de calidad, con enfoque multidisciplinario, para el desarrollo nacional e internacional. | 1. Promover la investigación científica y tecnológica que de fuerza a la excelencia académica y de calidad. | Unidades Académicas, centros de investigación, estaciones experimentales |
2. Promover la transferencia del conocimiento a nivel nacional e internacional. | PROINNOVA | |
3. Promover alianzas con instituciones nacionales o internacionales, públicas o privadas para el desarrollo de proyectos. | VI, UPROMO | |
4. Maximizar el uso de alta tecnología en el procesos de investigación | Unidades Académicas, centros de investigación, estaciones experimentales | |
5. Promover el acceso a la producción de la UCR por diferentes medios. | Unidades Académicas, centros de investigación, estaciones experimentales | |
6. Poner al servicio de la comunidad científica los recursos necesarios que faciliten la gestión de investigación. | Unidades Académicas, centros de investigación, estaciones experimentales | |
Fortalecer el quehacer investigativo para conservar, mantener y preservar el patrimonio cultural y natural del país. | 1. Generar actividades académicas de investigación que ayuden al desarrollo sostenible. | VI, Unidades académicas, Centros de investigación |
Eje Estratégico: Acción Social
Factor clave de éxito: Interacción y retroalimentación permanente con la comunidad nacional e internacional.
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Fortalecer actividades, proyectos y programas de acción social, de forma que sean accesibles, oportunos, pertinentes, calidad y multidisciplinarios, para generar impacto. | 1. Alianzas con instituciones públicas y privadas para desarrollar programas de acción social. | VAS, Unidades Académicas |
2. Fortalecer la extensión social Docente… | VAS | |
3. Promover de todas las áreas mejorando el intercambio de conocimiento y que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes. | VAS | |
4. Desarrollar estrategias para mejorar el quehacer universitario | ODI, Medios de comunicación. |
Eje Estratégico: Docencia
Factor clave de éxito: Innovación pedagógica
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Promover la innovación pedagógica de los procesos de aprendizaje para facilitar la transmisión del conocimiento | 1. Potencias la formación permanente y la asesoría en los procesos pedagógicos. | VD, METIC, RIFED |
2. Desarrollar actividades de intercambio académico.. | OAICE, UA-VD |
Eje Estratégico: Desarrollo Académico
Factor clave de éxito: Sistema de estudios de posgrado
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Ligar el SEP con el accionar de la unidades académicas y de investigación para lograr eficiencia y eficacia en los objetivos de la universidad | 1. Revisar la organización y pertinencia del SEP. | Consejo Rectoría |
2. Fortalecer la unión entre el grado y el posgrado, mediante proyectos de investigación y acción social | Consejo Rectoría | |
3. Incorporar a estudiantes de posgrado en actividades sustantivas | Consejo Rectoría | |
Promover la apertura del SEP hacia las sedes. | 1. Apertura de posgrados según diagnósticos de las necesidades de desarrollo de las sedes. | Consejo Rectoría |
Eje Estratégico: Vida Estudiantil
Factor clave de éxito: Sistema de ingreso de estudiantes a la Institución
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Fortalecer el modelo institucional para favorecer la admisión de estudiantes a las oportunidades de ingreso a carreras. | 1. Revisar el sistema de ingreso de estudiantes. | VVE, ORI, Proceso de admisión |
2. Implementar pruebas específicas que garanticen el éxito en una carrera. | VVE, ORI, Proceso de admisión |
Caracterice la estrategia competitiva
(En función de la oferta de productos o servicios generados en función de la forma de atraer a los clientes, ya sea por bajos costos, diferenciación (calidad superior) o por atender a pequeños nichos de mercado (pequeños segmentos de mercado o beneficiarios).
Eje Estratégico: Docencia
Factor clave de éxito: Planificación curricular y Desarrollo académico del personal docente.
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
D. fortalecer la planificación curricular con calidad y excelencia, según las tendencias nacionales e internacionales para responder a la sociedad. | 1. Analizar la oferta académica según las necesidades del país. | VD, CEA, CONARE |
2. Crear un programa de planificación académica con un enfoque integral | VD, CEA, CONARE | |
3. Crear un estrategia de seguimiento de la población graduada | VD, VVE, CEA, Unidades académicas. | |
4. Agregar ejes transversales en el currículo universitario – liderazgo, negociación, comunicación, etc. | VD, CEA | |
5. Fortalecer acuerdos y convenios con instituciones de educación extranjera | VD, OAICE, CSUCA | |
6. Actualizar aspectos curriculares de las unidades académicas, | CEA, CONARE | |
7. Fortalecer los procesos de autoevaluación, autorregulación y acreditación. | VD, CEA | |
Promover la formación del recurso docente, para mejorar la labor académica y el compromiso con la Universidad | 1. Programa de capacitación y actualización | RIFED |
2. Intercambiar experiencias por medio de proyectos | VD, CEA, METIC, OAICE |
Eje Estratégico: Acción Social
Factor clave de éxito: Practica de comunicación e información que facilite la incidencia de la Universidad... en temas estratégicos para el desarrollo sostenible …
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Construir con entes internos y externos una nueva visión sobre la comunicación académica y social pertinente | 1. Desarrollo de procesos de reflexión para construir una política de comunicación… | VAS, ODI |
2. Desarrollo de formas de trabajo más proactivas | VAS, ODI | |
3. Mejorar la calidad de la producción de los medios de comunicación universitaria | VAS, ODI, Medios de Comunicación | |
4. Desarrollo de temáticas que den visibilidad a todas las sedes y recintos y del quehacer universitario. | VAS, ODI, Medios de Comunicación |
Eje Estratégico: Desarrollo Académico
Factor clave de éxito: Calidad y pertinencia del quehacer académico
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Consolidar una cultura de mejora continua para el logro de los objetivos institucionales | 1. Desarrollo de actividades de evaluación de las actividades universitarias. | Consejo Rectoría |
Fortalecer la transferencia del quehacer académico para mejorar la calidad de la vida de la sociedad | 1. Definir modelos de evaluación de las actividades académicas | Consejo Rectoría |
2. Diseñar y aplicar un sistema de mejoramiento que permita evaluar la calidad y el impacto de la investigación | Consejo Rectoría | |
3. Fortalecer las actividades de divulgación del quehacer universitario. | Consejo Rectoría |
Eje Estratégico: Vida Estudiantil
Factor clave de éxito: Movilidad Estudiantil
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Promover la movilidad de estudiantes en el entorno nacional e internacional | 1. Revisar las condiciones que regulan los convenios internacionales. | VVE, OAICE |
2. Crear procesos para realizar pasantías en universidades nacionales e internacionales. | OAICE,VVE, VD |
Caracterice una estrategia funcional
(Ya sea de financiera, operativa, de información, mercadeo, ambiental o de responsabilidad social)
Eje Estratégico: Gestión Institucional
Factor clave de éxito: Sistemas de información
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Integrar los sistemas de información institucionales para facilitar el proceso en la toma de decisiones. | 1. Automatizar y estandarizar los procesos y los servicios por medio del programa U-Digital. | Consejo Rectoría, CI, VRA |
2. Desarrollar un sistema de información estratégica | Consejo Rectoría, CI, OPLAU | |
Caracterice la estrategia de recursos humanos
Eje Estratégico: Gestión Institucional
Factor clave de éxito: Gestión académica y administrativa
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Fortalecer las iniciativas de simplificación, flexibilidad y desconcentración de procesos para mejorar la gestión. | 1. Establecer alianzas con instituciones nacionales e internacionales donde se obtengan beneficios para docentes, estudiantes y personal administrativo. | OAICE, ORH, Rectoría, Unidades académicas. |
2. Flexibilización, simplificación y desconcentración de procesos administrativos. | ORH, OSUM, OAF, VRA | |
3. Actualización de los lineamientos de remuneración acorde a la realidad institucional. | OAF, VRA, VVE, VI, VD, VAS | |
4. Definir procedimientos para el manejo de desechos y sustancias peligrosas de la institución. | PROGAI, VRA |
Eje Estratégico: Docencia
Factor clave de éxito: Desarrollo académico del personal docente
Objetivo estratégico | Acciones (no se incluyen todas) | Responsables |
Promover la formación del docente, para mejorar la ejecución académica e incentivar su compromiso con la Universidad. | 1. Crear un programa permanente de capacitación para el recurso humano. | RIFED |
2. Intercambiar experiencia por medio de proyectos conjuntos. | VD, DEDUN, CEA, METIC, OAICE, PROTEA |
Análisis de participación directa en la estrategia definida para el periodo 2008-2012
Como parte del grupo que conforma el proyecto U-Digital, he tenido contacto directo con algunas de las estrategias planeadas por la Rectoría, la Vicerrectoria de Administración y la Oficina de Recursos Humanos.
Para las estrategias de:
· Automatizar y estandarizar los procesos y los servicios por medio del programa U-Digital.
· Flexibilización, simplificación y desconcentración de procesos administrativos.
Somos uno de dos grupos que desde el año 2007 se conformo para el desarrollo de sistemas de información por medio del insourcing. (el otro grupo trabaja por medio del outsourcing)
Al día de hoy nos hemos concentrado en automatizar varios de los procesos sustantivos de la Universidad, buscando siempre la forma de disminuir trámites, estandarizar procesos y unir y compartir información entre distintos sistemas ya existentes. Todos nuestros desarrollos han sido orientados al personal administrativo y docente.
A partir de un proceso de estandarización de la administración de proyectos y del desarrollo de sistema de información, hemos logrado resultados muy buenos en menos de cuatro años.
Con pocos recursos el grupo conformado por 7 desarrolladores, un arquitecto de sistemas, un fiscal de sistemas y un director de proyectos han desarrollado e implementados los siguientes proyectos: (todos ellos comparten información entre sí)
· Sistema Integrado de Recursos Humanos (SIRH)
· Sistema de Planillas
· Expediente Único de Personal (EU)
· Sistema de Vacaciones
· Sistema de Datos Históricos de Personal
· Sistema de Acciones de Personal (AP)
· Control de Acuerdos del Consejo Universitario
· Sistema de control de Viáticos al Exterior
· Contraloría de Servicios de la ORH
· Sistema de Control y Pago de Becas
· Entre otros.
Muchos de los sistemas anteriormente nombrados ligan información entre diferentes sistemas y oficinas, con el fin de disminuir los trámites que los funcionarios deban realizar. Entre los sistemas que hoy en día se definió una comunicación directa están: SIRH y Financiero-Contable, SIRH – Becas Estudiantes, EU – Vicerrectoria de Investigación, EU – Vicerrectoria de Acción Social, EU – Consejo Universitario, AP – Registro, entre otros.
También como parte de la política de protección al medio ambiente de la Rectoría, hemos logrado la disminución en gran medida del papel utilizado para el uso de las planillas y las acciones de personal.
En el caso del sistema de planillas, antes de implementarse, cada quincena se imprimían 3 tantos de la nomina en papel de 132 columnas, cada tanto tenia aproximadamente 40 centímetros de altura, además de otros reportes. También se imprimían en 3 copias los informes de pago de cada funcionario. Con el ingreso del nuevo sistema todas las impresiones fueron cambiadas por reportes vía sistema y los informes de pago se podrían consultar por medio del expediente único.
Y para el sistema de acciones de personal, estamos pasando de imprimir más de 250 mil copias por año a menos de 60 mil. Actualmente llegan a la ORH más de 4500 acciones de personal, las cuales se imprimen con cuatro copias (además de sus documentos adjuntos). En este caso las impresiones se redujeron a una copia por acción y una copia de los documentos adjuntos.
Conclusiones
La Universidad de Costa Rica, como muchas universidades, cuenta con escuelas o institutos en donde están o se forman muchos de los especialistas en planificación estratégica. Lo cual les da una clara ventaja competitiva para crear los mejores planes de acción.
En la UCR cada cuatro años cuando se elige Rector, llegan grupos de docentes de los mejores niveles, con quienes se definen y validan las líneas de acciones para la universidad y se ejecutan mediante estrategias.
El Plan de Desarrollo Institucional fue realizado mediante un esfuerzo entre muchas unidades de la universidad (docentes, administrativos, estudiantes), por medio del cual se trata de materializar las mejores líneas de acción de la institución, dentro del ámbito de la acción social, docencia y la investigación y siguiendo los objetivos planteados por cada Rector.
En mi experiencia dentro de la universidad y como parte del programa de U-Digital, he visto como la estrategia propuesta se ha hecho realidad, con el apoyo económicos de la Rectoría y la confianza en un pequeño grupo de trabajo.
En U-Digital y específicamente en mi área de acción, aplicamos el ciclo de planificar – desarrollar – controlar – ajustar – aprender. U-Digital planifica basado en los lineamientos de alto nivel por periodos de un año, definiendo el plan, las metas y objetivos, los indicadores de medición y las estrategias de acción.
Bibliografía
Oficina de Planificación Universitaria (2008). Plan de Desarrollo Institucional 2008-2012. Obtenido marzo 3 del 2011 de la dirección en internet: http://oplau.ucr.ac.cr
Oficina de Planificación Universitaria (2008). Plan Anual Operativo 2011. Obtenido marzo 3 del 2011 de la dirección en internet: http://oplau.ucr.ac.cr
Anexo 1
SIGLAS Plan de Desarrollo Institucional 2008-2012 Universidad de Costa Rica
CEA Centro de Evaluación Académica, UCR
CI Centro de Informática, UCR
CIEQ Comisión Institucional de Equipamiento, UCR
CONARE Consejo Nacional de Rectores
COVO Centro de Orientación Vocacional, UCR
CSUCA Consejo Superior Universitario Centroamericano
DEDUN Departamento de Docencia Universitaria, UCR
DGI Dirección de Gestión de la Investigación, UCR
EXPO Exposición de Proyectos, UCR
FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas
IIP Instituto de Investigaciones Psicológicas, UCR
METIC Docencia mediada por las Tecnologías de Información y Comunicación, UCR
OAICE Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa, UCR
OBAS Oficina de Becas y Atención Socioeconómica, UCR
OBS Oficina de Bienestar y Salud, UCR
ODI Oficina de Divulgación e Información, UCR
OEPI Oficina Ejecutora del Programa de Inversiones, UCR
OO Oficina de Orientación, UCR
OPLAU Oficina de Planificación Universitaria, UCR
ORH Oficina de Recursos Humanos, UCR
ORI Oficina de Registro, UCR
PDI Plan de Desarrollo Institucional, UCR
PIB Producto Interno Bruto
PROFOVIR Programa de Fomento a la Vinculación con el Sector Externo, UCR
PROGAI Programa Institucional de Gestión Ambiental Integral, UCR
PROTEA Programa Tecnologías Educativas Avanzadas, UCR
RIFED Red Institucional de Formación y Evaluación Docente, UCR
SEP Sistema de Estudios de Posgrado, UCR
TCU Trabajo Comunal Universitario
TIC Tecnologías de Información y Comunicación
TLC Tratado de Libre Comercio entre Estados Unidos, Centroamérica y República Dominicana
UCR Universidad de Costa Rica
UPROMO Unidad de Promoción, Vicerrectoría de Investigación, UCR
VAS Vicerrectoría de Acción Social, UCR
VD Vicerrectoría de Docencia, UCR
VI Vicerrectoría de Investigación, UCR
VRA Vicerrectoría de Administración, UCR
VVE Vicerrectoría de Vida Estudiantil, UCR
