UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
“Introducción a la Dirección de Proyectos Organizacionales MAP 86”
Proyecto de Investigación
Sistema de Control de Vacaciones de la Universidad de Costa Rica
Grupo: Céspedes & Asociados
Estudiantes
Arce Rojas Harry
Céspedes Calderón Pedro José
González Salazar Kenneth
Víquez Morera Jose Fulvio
San José, Costa Rica
Febrero 2011
Tabla de Contenido
¿Qué es un proyecto?, la respuesta a esta pregunta se puede encontrar en muchísimos lugares, sin embargo a pesar de que existen muchísimas fuentes, libros o Internet con suficiente información de: que es un proyecto, de cómo se pueden administrar, de qué herramientas pueden ayudar a ejecutarlo, etc.; no existe nada que pueda dar una receta única y directa para asegurar el éxito en la ejecución de un proyecto.
Alguna vez un profesor dijo: existen muchísimas herramientas, plantillas, etc., para administrar un proyecto, lo que se necesita es dedicación y consistencia, implemente por lo menos una y ya es ganancia, la cultura vendrá después.
El PMI como organización mundial recoge y transmite una serie de experiencias de directores de proyectos de muchos países y de diferentes áreas de la industria, con el objetivo no solo de profesionalizar la gestión de proyectos, sino también de generar conocimiento y compartir experiencias buenas y malas.
En los últimos años el Sistema Integrado de Recurso Humanos (SIRH) ha sufrido transformaciones con el fin de mejorar los procesos administrativos del pago de la planilla de la Universidad de Costa Rica y los servicios que la Oficina de Recursos Humanos da a la comunidad universitaria.
No obstante sumado a esta integración es necesario complementar y enriquecer cada vez más esa información con datos de otras fuentes, que paulatinamente conviertan al SIRH en una herramienta que contenga toda la información que se administra en la Oficina de Recursos Humanos.
El desarrollo del sistema de Control de Vacaciones viene a complementar aún más los módulos del SIRH.
Ya hace varios años que el control de las vacaciones (solicitudes, aprobaciones, saldos, etc.) se trasladó de la ORH a cada unidad, sin que mediara de parte de ésta oficina algún tipo de control, más que solicitar el reporte de vacaciones anual y las boletas de las vacaciones disfrutadas. Esta situación ha provocado que los pagos por concepto de vacaciones se hayan incrementado y no hay forma de conocer datos o estadísticas de los saldos de las vacaciones.
Resultado de esta separación del control de las vacaciones, se da que cada unidad ha aprendido a llevar la ejecución de una forma propia, aplicando los reglamentos según sus propias interpretaciones. Incluso hay unidades en las cuales se han llevado a cabo esfuerzos para desarrollar herramientas tecnológicas para ayudar con este control, lo que ha provocado la inversión de recursos innecesariamente.
Adicionalmente existe una solicitud formal de la Contraloría Universitaria para que Recursos Humanos desarrolle una herramienta para llevar un mejor control de las vacaciones.
- Objetivo General
Crear el Sistema de Control de Vacaciones de los funcionarios de la Universidad de Costa Rica para efectuar un mayor y mejor control en el trámite de vacaciones de cada funcionario en lo que respecta a saldos de vacaciones, períodos de cumplimiento, disfrute de este derecho a nivel institucional y generación de informes establecidos en la normativa existente, en un periodo de un año y medio.
- Objetivos específicos
o Llevar el registro, control y administración de las fechas de cumplimiento, los días disfrutados y los saldos de las vacaciones de cada funcionario, para controlar de una mejor forma los saldos de las vacaciones de los funcionarios.
o Crear las interfaces necesarias para que los funcionarios puedan solicitar vacaciones y para que las jefaturas puedan aprobar vacaciones.
La Universidad de Costa Rica no dispone de un sistema que registre o controle las fechas de cumplimiento, los disfrutes o los saldos de vacaciones del personal que labora para la Universidad.
Producto de esta carencia, la Oficina de Recursos Humanos, la Contraloría Universitaria, la Vicerrectoría de Administración, entre otras instancias institucionales, se han visto en la necesidad de recurrir a métodos de búsqueda de información sobre los saldos de vacaciones y la aplicación adecuada de los procedimientos vigentes para establecer los debidos controles, utilizando documentos de diferente procedencia, lo que no garantiza una calidad plena de éstos.
La Universidad ha tenido que enfrentar diferentes problemas producto de la falta de registros claros y confiables de información en materia de vacaciones. Se ha detectado problemas en los saldos de vacaciones y en las debidas autorizaciones que los jefes deben firmar para que sus colaboradores disfruten de este beneficio.
Las mismas unidades tienen confusiones a la hora de controlar y registrar los saldos de las vacaciones.
Hemos detectado la necesidad imperiosa de contar con un sistema para el control de las vacaciones que esté integrado a la información contractual de todos los funcionarios de esta Universidad, capaz de administrar los procesos y las actividades sobre este tema y acorde a la normativa y políticas institucionales.
Al tener el diseño del módulo de vacaciones en el SIRH, se definirán de manera automática las fechas de cumplimiento de este derecho a partir de los nombramientos de cada funcionario y de igual forma, podrán hacerse los ajustes a partir de los diferentes permisos, cambios de dedicación o períodos en que la persona no esté nombrada, según cada uno de estos afecte el número de días.
Se crearán los controles según las necesidades de las distintas instancias administrativas, las cuales estarán actualizadas y accesibles en todo momento.
El sistema tendrá además controles para:
- Reconocimientos de vacaciones de otras instituciones públicas.
- Control de cambios de régimen.
- Control de aplicación de vacaciones masiva (semana santa, recesos institucionales, etc.)
- Control de cálculos automáticos de Saldos
Todo lo mencionado anteriormente se convierte en el beneficio o valor agregado obtenido con la implementación del nuevo Sistema de Control de Vacaciones; lo cual, responde al plan estratégico del departamento de RRHH y de la Universidad, por ejemplo: reducir gastos por pagos incorrectos. El plan estratégico nace debido al:
- Alto incremento en el pago de vacaciones al no contar con un sistema de control
- Darle respuesta a la solicitud hecha por la Contraloría Universitaria.
El siguiente organigrama muestra la estructura organizacional del equipo de proyecto:
Tal y como se desprende del Acta Constitutiva y el Plan de Gestión del proyecto, la organización del equipo de proyecto se estableció en dos (2) grupos, en los cuales los roles son desempeñados por personal que ha sido asignado desde diferentes áreas funcionales de la institución, a saber:
Equipo Director del Proyecto
Rol | Área Funcional |
Dueño del proceso/Jefe Sección | Oficina Recursos Humanos(ORH) – Estudios Especiales |
Jefe de TI | ORH – Sección Tecnología de Información (SETI) |
Co-Director de Proyectos | CI |
Líder Técnico, Arquitecto | ORH – SETI |
Director de Proyectos | ORH |
Equipo de Desarrollo
Nombre | ROL |
Control de Calidad y Pruebas | CI |
Líder Técnico, Arquitecto | ORH – Proyectos |
Desarrollador | ORH – Proyectos |
Desarrollador | ORH – Proyectos |
DBA | ORH – SETI |
Soporte Usuario Experto | ORH – Sección Control |
Soporte Usuario Experto | ORH –Sección de Estudios Especiales |
Soporte Usuario Experto | ORH – Sección de Pagos |
La organización de roles descrita anteriormente sigue claramente una organizacional matricial dentro de la organización institucional. El Director de Proyectos le reporta a un Comité de Alto Nivel y tiene control absoluto sobre las decisiones, pero casi siempre lo hace de forma coordinada. Éste tiene jerárquicamente a cargo al Co-Director, Líder Técnico y los Desarrolladores. El DBA es de la Oficina de Recursos Humanos, y está coordinado con su jefe funcional.
Los Usuarios Expertos son todos asignados por tiempos limitados y previamente negociados con sus jefes funcionales. Debido a que los requerimientos los ponen ellos, al jefe funcional se le pide que dichos usuarios tengan poder de decisión. Solo en casos extremos se requieren aprobaciones por parte del jefe funcional, a quien se mantiene informado con informes o reuniones bimensuales.
En este caso, debido a que se trata de la implementación de un nuevo módulo informático, el alcance se hace describiendo la lista de funcionalidades requeridas que han sido determinadas preliminarmente, que se muestra en la siguiente lista de entregables:
a) Módulo donde los funcionarios puedan consultar y solicitar vacaciones.
b) Módulo donde las jefaturas puedan autorizar o denegar las solicitudes de vacaciones, además de consultar saldos de los funcionarios de sus unidades.
c) Módulo donde los jefes administrativos puedan obtener consultas sobre las vacaciones de los funcionarios de sus unidades.
d) Módulo de control de los saldos de vacaciones y las fechas de cumplimiento. Así como las diferentes conversiones de tiempos de derecho según los nombramientos.
e) Módulo donde se pueda administrar el plan anual de vacaciones.
f) Modulo donde se pueda obtener los datos resumen de vacaciones disfrutadas.
g) Módulo donde ORH pueda aprobar el reconocimiento del tiempo servido.
h) Módulo donde ORH pueda aplicar vacaciones de oficio.
i) Modulo donde se generen alertas para la unidades y ORH
j) Manuales de ayuda del sistema
k) Solicitar las certificaciones a las unidades del detalle de los saldos de vacaciones de los funcionarios.
l) Documentación técnica del sistema y del proyecto.
Adicionalmente, el Acta Constitutiva describe claramente las métricas de calidad que se utilizarán para determinar cuándo se ha logrado el alcance propuesto, y así mismo enumera las exclusiones a este alcance.
Duración Estimada de Proyecto:
El tiempo para completar los objetivos del proyecto es de 1.5 años.
Primera fase: 1 año
· Desarrollo del software
· Pruebas y aceptación formal
Segunda fase: 6 meses
· Implementación en toda la Universidad
· Obtener los saldos
· Cierre del proyecto
El cálculo de los costos del proyecto se hace con base en el cálculo total de salarios y cargas sociales del personal que estará asignado 100% a este proyecto, en este caso: Director de Proyectos, dos Desarrolladores, y dos Usuarios Expertos. Adicionalmente se establecen rubros adicionales por concepto de Horas Extra y Viáticos. La siguiente tabla resume el detalle de costos totales del proyecto:
El ciclo de vida del proyecto se basa en el ciclo de vida del desarrollo del software según la metodología del Proceso Unificado de Desarrollo del Software.
Esta metodología se basa en ejecutar iteraciones o mini procesos de desarrollo, en los cuales se contempla el desarrollo de actividades de levantamiento de requerimientos, análisis, diseños, implementaciones, pruebas e implementaciones de fragmentos del sistema.
En el diagrama siguiente se muestra un ejemplo de las fases de la metodología y las actividades a desarrollar.
Actividades (algunas de estas actividades están reflejadas en el WBS como un paquete de trabajo mientras que otras son parte del diccionario del WBS.
1. Análisis del Sistema
a. Entrevistas y reuniones con usuarios expertos
b. Análisis de requerimientos
c. Identificación de Casos de Uso
d. Diagrama de Casos de Uso
e. Documentación resumida de Casos de Uso
f. Documentación detallada de Casos de Uso
g. Diagramas de secuencia
h. Definición de clases de análisis
2. Diseño del Sistema
a. Validación de estándares
b. Diagramación de principales flujos de procesos
c. Definición de clases de diseño
d. Definición de paquetes de análisis
e. Diseño de la base de datos
f. Definición de principales procedimientos a implementar
3. Programación del Sistema
a. Programación de casos de uso
b. Mejoras o cambios a los casos de uso
c. Mejoras o cambios a la base de datos
d. Definición de planes de prueba
4. Pruebas del Sistema
a. Aplicación de planes de prueba por parte de desarrollo
b. Aplicación de planes de prueba por parte de control de calidad
c. Aplicación de planes de prueba por parte de los usuarios
5. Documentación del Sistema
a. Generación de documentación técnica del sistema
b. Generación de manuales de usuario
6. Implementación del Sistema (plan de implementación)
a. Puesta en producción
7. Capacitación del Sistema
a. Capacitación de usuarios ORH
b. Capacitación de unidades UCR
c. Capacitación en línea
Procesos de la Dirección de Proyectos que se van a considerar para este proyecto
Según los proceso recomendados por el Project Management Institute PMI, durante el desarrollo del proyecto de Control de Gestión de Vacaciones se utilizo los siguientes procesos según los grupos de procesos existentes:
Inicio
1. Desarrollar el acta de constitución del proyecto
2. Desarrollar el enunciado preliminar del alcance
Planificación
3. Desarrollar el plan de gestión del proyecto
4. Definición del alcance del proyecto
5. Construcción del WBS / secuencia y estimación de actividades
6. Construcción del cronograma
7. Planificación de la calidad
8. Planificación de las comunicaciones
9. Planificación y administración de los riesgos
Ejecución
10. Trabajar en el plan del proyecto
11. Recomendar e implementar Cambios y Acciones Correctivas
12. Dar reconocimientos
13. Sistema de autorización de trabajo
14. Mantener las reuniones de grupo de trabajo
Monitoreo y Control
15. Supervisar y Controlar el trabajo del proyecto
16. Control integrado de cambios
17. Verificación del alcance
18. Control de la calidad
19. Gestión del equipo del proyecto
20. Informes de rendimiento
21. Seguimiento y control de los riesgos
Cierre
22. Confirmar el trabajo de cada requerimiento
23. Obtener la aceptación formal de los entregables
24. Informes de cierre del proyecto
El nivel de implementación de cada proceso implica un cambio de cultura en la organización. Se trabajará poco a poco con el equipo de trabajo en formular los diferentes planes de ejecución de cada proceso.
Persona | Rol | Responsabilidades o Perfil |
Director y Co-director del Proyecto | La dirección se definió para encargase de planear, ejecutar, controlar y cerrar el proyecto de Control de Vacaciones. | o Planificar, ejecutar, controlar, dar seguimiento y cierre a cada una de las actividades requeridas para que el proyecto. o Definir los roles y responsabilidades del grupo de trabajo. o Identificar y administrar los riesgos asociados a los proyectos. o Aprobar la continuidad del proyecto en cada etapa. o Verificar la calidad de los productos. o Asegurarse del cumplimiento de los productos en los plazos definidos. o Entre otros. |
Líder Técnico | El rol del líder técnico se basara en la verificación, planeación, ejecución y control de las actividades análisis, diseño e implementación. | o Asegurar la generación de la documentación necesaria para el proyecto. o Hacerse cargo de las actividades de análisis y diseño de la aplicación. o Hacerse cargo de las actividades de desarrollo e implementación de la aplicación. o Analizar y aprobar la documentación generada a partir de cada actividad de diseño e implementación. o Responsable de control de la ejecución del paralelo. |
Control de Calidad y Pruebas | El equipo de control de calidad y pruebas le corresponde la labor de validar los programas que cada programador finalizaba. Y aprobar el seguimiento del proyecto. | o Revisar y aprobar los programas de aplicación que finalicen los desarrolladores, con base al plan de pruebas y las hojas de chequeo. o Revisar la correcta funcionalidad de los procesos. o Dar el visto bueno para continuar con el proceso de validación y revisión. |
Analista Desarrollador | El equipo de desarrolladores son los encargados de llevar a cabo las actividades de análisis, diseño, programación y documentación de los requerimientos del sistema. | o Comprender la lógica del funcionamiento del control de vacaciones. o Comprender la forma en que se calculan los saldos de vacaciones y cualquier tipo de conversión. o Crear y documentar los requerimientos del sistema. o Revisar cada programa de aplicación asignado, así como ejecutarle a cada uno el plan de pruebas y las hojas de chequeo. o Participar activamente en las actividades de análisis, diseño y programación. |
Arquitecto de la Plataforma | El rol del arquitecto es ser el encargado de definir la arquitectura del nuevo desarrollo, además de investigar las nuevas herramientas para mejorarla. | o Definición teórica, lógica, práctica o mejoras de la arquitectura de los desarrollos de la ORH. o Apoyar a los desarrolladores en sus labores diarias. o Apoyar en las labores de administración y definición de la base de datos. o Investigar las nuevas herramientas del mercado para mejorar los desarrollos internos. |
a. Stakeholders
Involucrados Internos a la ORH:
Unidad | Influencia | Necesidades |
Sección Estudios Especiales | Dueños del proceso – aprobar el desarrollo | Participación constante |
Sección Pago | Utilizan los resultados del proceso | Participación constante |
Sección Control | Control del proceso | Participación constante |
Sección Tecnología de Información | Definen los estándares y darán mantenimiento | Participación constante |
Dirección de ORH | Responsable del proceso | Informes mensuales |
Involucrados externos a la ORH:
Interesado | Influencia | Necesidades |
Consejo Universitario UCR | Alta | Información de inicio |
Rectoría UCR | Alta – aprobar o suspender | Avances del Proyecto |
Vicerrectoría de Administración | Alta – aprobar o suspender | Avances y Rendimiento por mes |
Oficina de Recursos Humanos | Alta – aprobar o suspender | Avances y Rendimiento por mes |
Centro de Informática | Alta – recomendaciones técnicas | Avances y Rendimiento por mes |
Contraloría Universitaria | Media – recomendaciones | Avances del Proyecto por mes |
Funcionarios universitarios | Alta – afectados directos | Comunicados |
Oficina Jurídica | Alta – soporte legal | Consultas de tipo legal |
b. Procesos y procedimientos internos de la empresa.
· Existe un reglamento de vacaciones aprobado por el Consejo Universitario desde el año 1992. En este reglamento se define cual es el beneficio de las vacaciones en cuando a los días de derecho, como se obtienen y cuando se pueden disfrutar estos días. Se hace referencia a distinciones entre el personal administrativo y el docente.
El reglamento también define elementos como reconocimientos de tiempo servido para efectos de vacaciones, que días se consideran hábiles, a quien le corresponde aprobar o rechazar las solicitudes de vacaciones, así como a quien le corresponde llevar el control en cada unidad.
También indica cual es la responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos en cuando a control de las vacaciones, indicar cuándo y cuáles son los días de receso institucional, así como definir el procedimiento para crear posposiciones y excepciones a las vacaciones de oficio.
· Por medio de una resolución forma del Consejo Universitario a raíz de una solicitud de la Contraloría Universitaria se había solicitado a la administración implementar algún medio para registrar y controlar las vacaciones de todos los funcionarios de la Universidad.
c. Base de Conocimiento de la empresa.
La sección de proyectos creo desde el año 2008 una base de datos en Sharepoint para aglomerar en un único sito toda la información que pudiera generar cualquier proyecto a su cargo. Para cada proyecto se crean las carpetas necesarias para incluir los documentos según los grupos de procesos de inicio, planificación, ejecución, control y monitoreo y cierre. Algunos proyectos incluidos aquí son: SIRH, Planillas, Vacaciones, Expediente único de personal, SIRH-Extensión, Acciones de personal fase 1, 2, 3 y 4, Datos históricos del SIRH, Viáticos al Exterior, Seguimiento de acuerdos del Consejo U, Gestión del desempeño, entre otros.
Esta base de conocimiento está disponible para cualquier grupo de desarrollo que desee utilizarla.
9. Valorar las prácticas seguidas por la empresa en términos de las buenas prácticas propuestas por el PMI
Entre las buenas prácticas observadas en la implementación del Proyecto Sistema de Control de Vacaciones cabe se puede listar:
a) Uso de los 5 Grupos de Procesos establecidos por el PMI (Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre): respecto a esta práctica se destaca el contar con listado procesos a realizar por cada grupo de proceso. De igual forma se establece el estado respectivo, documentos de referencia y los responsables de cada proceso.
b) Gestión del Recurso Humano: esto se puede comprobar al existir una clara definición del equipo de trabajo, sus roles y responsabilidades.
c) Control Integrado de Cambios: como parte de la Gestión Integrada del Proyecto, se establece y aclara el curso que se debe seguir en caso de que existiera la necesidad de solicitar algún tipo de cambio.
d) Ciclo del Vida del Proyecto: se define claramente el ciclo en el cual está basado el proyecto, el Proceso Unificado de Desarrollo de Software.
e) Gestión de Cronograma: se evidencia la definición de actividades, secuencia en que se deben ejecutar, asignación de recursos, realización de cronograma y su debido control.
f) Gestión de la Calidad: se cuenta con una matriz donde se específica cuales son los métodos y/o herramientas con los cuales se va a evaluar y control que los entregables del proyecto cumplan con los niveles aceptables de calidad.
g) Gestión del Riesgo: Hay establecidas 5 fases con las cuales se gestiona los distintos riesgos (posibles) que pueden darse a la hora de ejecutar el proyecto.
Todos los procesos del alcance del proyecto fueron logrados a satisfacción de los usuarios. Durante el paralelo ejecutado se validaron los procesos y se ajustaron según correspondían. (Entregables debidamente firmados y aceptados)
En la puesta en producción se tuvo que ajustar varios de los procesos y realizar algunos cambios menores.
Para cada requerimiento del EDT (WBS) del proyecto se tiene el documento de aceptación correspondiente. Cada requerimiento esta puesto en producción y se encuentra trabajando.
Producto de las herramientas que se implementaron en el proyecto, se generaron varios documentos, los cuales ayudaron a coordinar actividades, estandarizar procedimientos y dar seguimientos a las actividades del proyecto.
Entre las herramientas diseñas o implementadas están:
1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Plan de Gestión del Proyecto
3. Lista preliminar de Riesgos
4. Plan de Comunicaciones
5. Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y diccionario del EDT
6. Cronograma de Actividades de Programación
7. Autorizaciones de trabajo
8. Planes de Prueba de las aplicaciones y Plantillas de Funcionalidad mínima (Hojas de Chequeo)
9. Informes de avance del proyecto e Informes de avance de los desarrolladores.
10. Minutas de Reunión
11. Entregables del proyecto.
12. Plantillas de actualización de programas
13. Plan de Control de Cambios.
14. Solicitudes de Cambio
El proyecto de Control de Vacaciones se planificó inicialmente para ejecutarse en un año y seis meses. Se estimó planificar y desarrollar el software para finales del 2009 y la implementación para el primer ciclo del 2010.
Al comienzo, el análisis de los requerimientos tomo un tiempo mayor al estimado, dado que existían mucha diferencia de criterios entre las mismas secciones de ORH.
Luego se nos pidió adelantar el inicio piloto, y comenzar antes de finalizar el 2009, logrando arrancar con 12 unidades el 23 de Octubre del 2009.
Durante el I Ciclo del 2010 se procedió a dar soporte en la capacitación del sistema y a realizar ajustes o cambios al sistema. A partir de enero 2010 las unidades comenzaron a ingresar paulatinamente.
La capacitación del sistema de vacaciones se negoció para que fuera una responsabilidad de la Sección de Estudios Especiales.
La ejecución del presupuesto se cumplió conforme lo planeado. En el caso del rubro por Horas Extra no fue necesario utilizarlo.
Las lecciones aprendidas están documentadas en el informe de cierre, para resumir expondremos las más representativas:
a. El Plan de implementación para el sistema no fue planificado adecuadamente, hicieron falta elementos por considerar, como lo fue:
· Unidades con mucho desorden en el control manual de sus vacaciones
· Unidades con accesos muy lentos a la red UCR (Sede Alajuela)
· Unidades donde la dirección tenía poco disposición para colaborar
· Mezclar en la capacitación a los funcionarios y los jefes administrativos
Debemos mejorar el análisis y diseño de las implementaciones.
b. A solicitud de los usuarios se adelanto el inicio del piloto para el mes de octubre, para lo cual se tuvo que adelantar la programación, sin embargo no se consideró que vacaciones debía hacer uso de la interfaz de Expediente Único y este sistema todavía no estaba listo para iniciar. Se tuvo que adelantar la puesta en producción del Expediente Único. Debemos mejorar coordinación entre proyectos y estimar mejor las fechas de los hitos.
c. Para el inicio del plan piloto del sistema se consideraron 15 unidades, lo cual dificultó el proceso de pruebas. Al tener que atender a tantos usuarios hubo una saturación de los desarrolladores, quienes tuvieron retrasos con los reportes pendientes. Debemos mejorar el análisis de las implementaciones de los sistemas y considerar el número de funcionarios en cada unidad.
d. Para la capacitación de las unidades no se logro que los usuarios (docentes y administrativos) asistieran de forma completa, hubo unidades en las que solo asistió personal administrativo. Debemos buscar forma de lograr mayor poder de convocatoria.
e. En el transcurso de las implementación, los cambios o ajustes a la aplicación no se documentaron adecuadamente, no se hicieron las boletas de solicitud de cambios o boletas de autorización de trabajo, se trabajo por medio de correos. Debemos ser más constantes en el uso de las herramientas de trabajo.
f. La capacitación del ROL de los jefes administrativos no fue completa o específica, por lo que se cometieron muchos errores en la inclusión de datos iníciales. También sucedió que las jefaturas administrativas no asistieron a las charlas o enviaron a otras personas. Debemos mejorar no solo la capacidad de convocatoria, sino también la forma de planear y dar capacitación.
La experiencia en el uso de las prácticas recomendadas por el PMI para la administración de los proyectos de TI de la oficina de Recursos Humanos de la Universidad de Costa Rica ha sido todo un éxito, y de gran ayuda para mejorar los resultados obtenidos. Poco a poco se han incorporado herramientas nuevas, hasta alcanzar un nivel suficiente para, no solo generar resultados predecibles sino también para medir y comparar proyectos.
Como se pudo evidenciar se han implementado 24 procesos recomendados por el PMI, a lo largo de un proceso de cuatro años, gracias al apoyo de las autoridades universitarias y al trabajo en equipo del grupo de proyectos. Todavía queda mucho por mejorar e implementar, pero lo más importante es que la cultura del manejo y gestión de proyectos se inicia a ver como un proceso profesional y necesario en todo proyecto.
El sistema de control de vacaciones marcó un hito importante, ya que fue el primero en el que se implementaron varios de los proceso propuestos, con resultados muy satisfactorios, y que se han replicado en otros desarrollos.
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